PMP的两会,项目启动会与项目开踢会
2017-04-28 阅读 2815

       在美国的PMP考试中非常强调两个重要会议,一个叫做启动会(Initiating Meeting),另一个叫做开踢会议(Kick-off Meeting),俗称两会,不是我们每年的两会,不要会错意了

      

       在PMBOK中所谓启动会是通过发布项目章程来授权项目,并任命项目经理,赋予项目经理动用组织资源的权力。而开踢会则是在项目执行前的总动员,希望大家统一意志以达成项目既定目标的过程。


       国内项目通常开的启动会就是PMP中所说的开踢会。那么我们应该如何把握开踢会的细节呢?

     

       项目开踢会是项目管理过程中一个非常重要的会议。在此会议上对项目干系人介绍项目信息,如组织结构、项目管理计划和风险控制流程等。开踢会对项目成功至关重要。无论项目大小,都要进行一次包括针对项目主要干系人会议,给团队鼓舞士气树立项目经理的威信,与客户面对面沟通获得其对项目的支持,获得公司内高层领导对项目的支持和期望,更关键的是使各个项目干系人全心参与到项目的具体工作过程中


       在会议议程上,与其他会议一样,需要在会前提前对项目干系人进行分析,并做好会议日程安排。与其他会议不同的是,该会议内容是较为独特,会有一些固定的过程和内容,项目经理需要对如下具体内容进行介绍:


1、项目的目的和意义以及项目的总体情况。项目管理的目标必须要包含对进度,成本和质量三方面的基准,用SMART的方式进行阐述,做到可度量和可达成;

2、项目主要工作思路和关键可交付成果,包括如何做这个项目的思路,可交付成果主要的功能特性、非功能特性和期待的成本收益分析等;

3、项目的组织结构、项目成员及其职责的介绍。强调项目经理的授权以及应履行的责任,展现项目经理的领导力。在过程可控的情况下做到对团队成员的适度授权,体现项目团队成员集体合作的重要性;

4、项目阶段和里程碑计划,以及具体的沟通计划。拟定诸如每周项目进展会议和阶段评审会议的时间表,会议的安排和主持需要责任到人;

5、可能影响项目成功的关键因素。例如,明晰项目的主要工作制度,计划执行的管控要求,项目需求的确认和变更管理流程,以及相关责任人的澄清等;

6、项目的风险和应对措施,力图尽早和尽全面的识别风险

7、近一周的工作安排和需要配合的工作;


       会议的其他重要内容是提问环节,成功做法是消除项目其他干系人的担忧,提高项目各个干系人的参与度。尽量通过甲乙双方领导在会上的重要讲话来树立项目信心,齐心协力达成期望。


      关于会议的时间,不能在对项目一无所知的情况下召开项目开踢会,较好是项目经理、项目团队和项目干系人进行磨合一段时间以后,即项目团队已经对项目进行初步了解,对需求范围基本确定,双方对项目的价值观基本达成一致的情况下,召开启动会是最合理的时机,也是最高效的。举个例子:如果项目范围还没有定义好,召开开踢会让大家提建议,这样不利于需求获取以及控制项目范围的。此外,如果还没有和项目主要干系人沟通,并对项目的一些关键内容达成一致,召开此会议是不恰当的。


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